La vida en agencia

4 Consejos para administrar tu tiempo en el trabajo

Con el paso de los años y conforme he cambiado de puesto en cada agencia mis responsabilidades han aumentado. Algo que siempre me crasheaba porque TOC era que necesitaba tener el control de todo y en mi afán de que fuera perfecto además mi necesidad por entregar a tiempo terminaba desgastándome mucho al grado de soñar con el trabajo.

Si bien no puedes tener el control de todo puedes supervisar gran parte de la operación y eso te hará ocupar el tiempo de una manera más efectiva, entre las diferentes metodologías que he probado (entre ellas SCRUM) he descubierto que lo mejor es adaptar lo que a ti te funcione de cada una de estas para tu flujo diario, quiero compartir cuatro consejos que me han ayudado a optimizar mejor mi tiempo durante el día y que tiene que ver con la operación, supervisión y realización de actividades especificas.

  1. Identifica todo el trabajo mediante un calendario: Siempre habrá entregas fijas durante tu jornada laboral mensual o anuales, tenlas ahí, recientemente empece a usar el calendario de google (¡que oso que sea recién!) y me parece una herramientas bastante útil al grado de agendar mis compromisos personales, reuniones laborales, reuniones familiares, cosas relacionadas con dinero e incluso las citas con el psiquiatra y la recolección de la lavandería. Adicional descubrí como incluir mi calendario del administrador de proyectos y ¡voila! todo está en un sólo lugar.
  2. Gestiona las entregas: Ya que tienes todo organizado en un calendarios será más fácil definir que hay que entregar y en que fechas especificas, esto además te ayudará ver la cantidad de trabajo por semana o por temporalidad y te ayudará a tomar decisiones sobre las entregas que puedes mover, en mi caso particular casi todas mis entregas son los primeros 15 días del mes, lo que he procurado hacer es realizar las entregas que son más «sencillas» los primeros días del mes o los últimos 10 días para que esos 15 principales se los dedique solo a las que requieren mayor supervisión o esfuerzo.
  3. Trabaja en equipo: Nunca, nunca, nunca trabajes solo, seguramente hay cosas del trabajo que son tu entera responsabilidad y eso lo tienes que hacer a la perfección pero las entregas en las que se vea involucrado tu equipo es necesario que las encamines con ellos, abandonar al equipo es como dejar a un niño en la calle abandonado, no sabrá que hacer, involucrar al equipo en el flujo de las entregas los hará sentir parte del proceso y no solamente de la fecha de entrega. Además esto te ayudará a instruir mediante el proceso para perfeccionarlo.
  4. Realiza los cambios necesarios para ser más productivo: Seguramente te ha pasado que ya que tienes el método no lo quieres mover para no causar conflictos, sin embargo esto con el tiempo hará que el trabajo sea aburrido o tedioso, ¡puedes cambiarlo! Los cambios siempre ayudan optimizar todo, entonces ¡optimízalo! Esto también puede ser un ejercicio para un cambio de roles en los equipos de trabajo, por ejemplo regularmente en la creación de contenidos el flujo que tenía era algo así:
    1. Conceptualización
    2. Creación
    3. Diseño
    4. Montaje
    5. Aprobación
    6. Cambios
    7. Implementación
    Con el tiempo logré involucrar al área creativa con el área de diseño para hacer un switch entre ellos, entonces reducimos el proceso y quedó de esta manera:
    1. Conceptualización & Diseño
    2. Montaje
    3. Aprobación
    4. Implementación
    Reducimos hasta dos pasos en el flujo lo cual nos permitió eliminar en un 85% las rondas de cambios y correcciones por lo tanto el tiempo fue mejor y además logré que se hicieran pequeñas células o duplas y las creatividades fueran mucho más funcionales.

No tengas miedo de probar cosas nuevas o de hacer los cambios necesarios para perfeccionar tu flujo y por último no te olvides de hacer listas de tareas por día, esto siempre ayuda porque cuando las terminas puedes tener un tiempo récord sobre tus actividades, adicional te recomiendo dos apps para medir tu productividad, la primera es ToDoist (listas de tareas con gráficas sobre logros) tiene versión premium pero prueba con la gratuita primero, tiene buenas opciones y te ayudará a saber si es o no el método que te funciona, la segunda es Toggl, esta app lo que hace es medir el tiempo, usen cronometro para que registres cuanto te tardas en cada actividad (sí, está medio freak pero funciona muy bien para sacar costos operativos prorrateados en horas)

¡Cuéntame qué métodos te funcionan mejor a ti! 👇🏻

A.

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